Déclaration de confidentialité de la Fondation Ikea Suisse y compris des informations sur l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) (état au 11 novembre 2026)

 

La Fondation Ikea Suisse respecte votre sphère privée

La Fondation Ikea Suisse (ci-après également « nous ») accorde une grande importance à la protection de votre sphère privée lors du traitement de données à caractère personnel (ci-après également « données personnelles ») ainsi qu’à la sécurité des données. Par la présente déclaration de confidentialité, nous vous informons sur la manière dont nous collectons les données, sur les données que nous traitons à votre sujet, sur les raisons pour lesquelles nous avons besoin de ces données et sur la manière dont vous pouvez vous opposer au traitement des données. Le cas échéant, nous vous informerons des activités de traitement supplémentaires qui ne sont pas mentionnées dans la présente déclaration de confidentialité.

 

On entend par données personnelles des données qui se rapportent à une personne déterminée ou identifiable (c.-à-d. qu’il est possible de tirer des conclusions sur son identité à partir des données elles-mêmes ou de données complémentaires correspondantes). Par « traitement », on entend toute gestion de données personnelles, p. ex. l’acquisition, la sauvegarde, l’utilisation, la modification, la communication et la suppression.

 

Si vous nous transmettez ou communiquez des données sur d’autres personnes, comme des membres de votre famille, des collègues de travail, etc., nous partons du principe que vous êtes autorisé à le faire et que ces données sont exactes. Vous le confirmez en transmettant des données sur des tiers. Veuillez également vous assurer que ces tiers ont été informés de la présente déclaration de confidentialité.

 

Nous collectons, traitons et sauvegardons des données personnelles (y compris adresses IP) dans le strict respect des dispositions légales, notamment de la loi suisse sur la protection des données (« LPD »). L’applicabilité d’autres lois et la mesure dans laquelle elles s’appliquent sont déterminées au cas par cas. La présente déclaration s’applique à notre site web, à notre application web utilisant l’intelligence artificielle (IA), ainsi qu’aux autres interactions et services décrits ci-après.

 

 

Quelles données personnelles collectons-nous ?

D’une part, nous collectons, au moyen d’un formulaire, des données personnelles qui sont liées à la demande que vous nous adressez et donc à notre relation avec vous. Les données que nous collectons dans ce contexte comprennent notamment vos coordonnées, telles que votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse postale et votre adresse électronique, ainsi que d’autres informations, notamment en lien avec une demande de subvention (p. ex. votre âge, les formations suivies, vos coordonnées bancaires, etc.). Nous traitons en outre des données personnelles lorsque nous sommes en contact avec vous au-delà du traitement de la demande. Enfin, nous traitons des données personnelles (comme le nom, le sexe, l’âge) lorsque nous commandons des enquêtes auxquelles vous participez, lorsque nous organisons des évènements auxquels vous êtes invité ou en lien avec des newsletters que nous envoyons.

 

Nous attirons votre attention sur le fait que les photographies de personnes que vous téléversez sont transmises à notre prestataire d’hébergement. Dans la mesure où cela est contractuellement possible, toute utilisation de ces photographies à d’autres fins a été exclue. En téléversant des photographies, vous consentez à leur transmission et, si des tiers y figurent, vous confirmez avoir obtenu leur consentement.

 

 

Quelles sont les règles applicables à l’utilisation de nos pages Internet ?

Vous pouvez en principe consulter nos pages Internet sans avoir à donner d’informations vous concernant. Lors de la visite de nos pages Internet, nos serveurs sauvegardent temporairement chaque accès dans un fichier journal. Les données techniques suivantes sont saisies et enregistrées par nos soins jusqu’à leur suppression automatisée au bout de six mois au plus tard:

 

  • Adresse IP de l’ordinateur demandeur
  • Date et heure de l’accès
  • Page Internet depuis laquelle l’accès a été effectué, le cas échéant avec le mot-clé recherché
  • Nom et URL du fichier consulté
  • Requêtes effectuées
  • Système d’exploitation de votre ordinateur (mis à disposition par l’agent utilisateur)
  • Navigateur utilisé (mis à disposition par l’agent utilisateur)
  • Type d’appareil en cas d’accès via un téléphone mobile
  • Protocole de transmission utilisé

 

La collecte et le traitement de ces données visent à assurer la sécurité et la stabilité du système et à analyser les erreurs et les performances, ainsi qu’à des fins statistiques internes, et nous permettent d’optimiser notre offre Internet. L’adresse IP est également utilisée pour prérégler la langue de la page Internet.

 

Enfin, lors de la consultation de nos pages Internet, nous utilisons des cookies ainsi que des applications et outils basés sur l’utilisation de cookies. Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous vous vous rendez sur notre site web. Si vous consultez de nouveau la page, votre navigateur nous renvoie le contenu des cookies et permet ainsi une reconnaissance de l’appareil terminal. La lecture des cookies nous permet de concevoir notre site web de manière optimale pour vous et de vous faciliter son utilisation.

 

Lorsque vous consultez nos pages Internet, vous êtes informé que des cookies sont utilisés sur notre site et que vous les autorisez en utilisant notre site web.

 

Si vous décidez de ne pas autoriser les cookies, vous pouvez désactiver et supprimer à tout moment la totalité des cookies dans votre navigateur. Pour ce faire, veuillez consulter les fonctions d’aide de votre navigateur. La désactivation des cookies peut toutefois conduire à ce que vous ne puissiez plus accéder à certaines fonctions de nos pages Internet. Si vous utilisez un autre navigateur ou un autre terminal, vous devez à nouveau procéder à la désactivation ou à la suppression.

 

Nous avons besoin d’informations statistiques sur l’utilisation de notre offre en ligne (en particulier site web et newsletter) pour accroitre sa convivialité et effectuer des mesures de portée. Nous utilisons à cet effet des outils d’analyse web, notamment Google Analytics. Les profils d’utilisation créés par ces outils à l’aide de cookies d’analyse ne sont pas associés à des données à caractère personnel. Les outils n’utilisent pas du tout les adresses IP des utilisateurs ou ils les raccourcissent immédiatement après la collecte.

 

En plus des données mentionnées ci-dessus (voir la liste ci-dessus), nous recevons par ce biais les informations suivantes :

 

  • Chemin de navigation qu’un visiteur emprunte sur la page Internet
  • Temps passé sur la page ou sous-page Internet
  • Sous-page sur laquelle on quitte la page Internet
  • Pays, région ou ville d’origine de l’accès
  • Appareil terminal (type, version, intensité de couleur, résolution, largeur et hauteur de la fenêtre du navigateur)
  • Visiteur récurrent ou nouveau

 

Ces informations ont pour but d’évaluer l’utilisation des pages Internet. Vous pouvez modifier vos préférences en matière de technologies d’analyse et de suivi à tout moment lorsque vous consultez notre site web. Pour ce faire, cliquez sur «Modifier les paramètres» dans la bannière relative aux cookies plutôt que sur «Tout accepter». Si vous souhaitez désactiver Google Analytics, vous trouverez le module complémentaire de navigateur adéquat à l’adresse http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr. Comme indiqué au chapitre précédent, vous pouvez empêcher la création de profils d’utilisation globaux en désactivant de manière générale l’utilisation de cookies.

 

Sur notre site web, vous trouverez un lien vers Instagram. Vous reconnaitrez le lien grâce au logo / nom du fournisseur. En cliquant sur le lien, la page du média social correspondante s’ouvre et celle-ci n’est pas soumise à la présente déclaration de confidentialité. Pour plus de détails sur les dispositions qui y sont applicables, veuillez consulter les déclarations de confidentialité correspondantes sur le site web du fournisseur.

 

Aucune information personnelle n’est transmise au fournisseur avant l’appel du lien ou du plug-in correspondant. Votre consultation de la page mise en lien constitue également la base du traitement des données par le fournisseur concerné. Nous n’avons aucune influence sur les processus de traitement des données et nous ne connaissons pas l’étendue complète de la collecte des données, les finalités du traitement et les délais de stockage. Nous ne disposons pas non plus d’informations sur la suppression des données par les fournisseurs de plug-ins.

 

Utilisation de notre application web intégrant l’intelligence artificielle (soumission et évaluation des demandes de soutien)

Les demandes de soutien sont soumises au moyen d’une application web intégrant l’intelligence artificielle (IA). En cliquant sur le lien figurant sur notre site web (https://applications.ikea-stiftung.ch), vous accédez à cette application. Celle-ci fonctionne sur une infrastructure distincte de celle de notre site web (https://ikea-stiftung.ch/). Lors de l’accès à l’application, des données techniquement nécessaires sont traitées, notamment l’adresse IP, la date et l’heure de l’accès ainsi que des informations relatives au navigateur utilisé. Ces données servent à établir la connexion, à protéger l’application contre les attaques et à résoudre les problèmes techniques. Nous utilisons des cookies techniquement nécessaires pour l’authentification. Notre application web n’utilise aucun outil de suivi, d’analyse statistique ou de surveillance ; nous n’utilisons pas non plus de cookies d’analyse ou publicitaires.

 

Nous traitons les informations fournies dans le formulaire de demande de soutien ainsi que les dossiers téléversés, notamment les coordonnées (y compris l’adresse électronique et le numéro de téléphone), la date de naissance, les informations relatives au projet, le budget, les documents complémentaires ainsi que les données concernant des tiers mentionnés dans les informations et documents transmis (nom, fonction, coordonnées). Chaque fichier téléversé fait l’objet d’une analyse visant à détecter d’éventuels logiciels malveillants avant son stockage. Aucune donnée n’est traitée lors de cette analyse. Nous envoyons des courriers électroniques à l’adresse indiquée pour l’authentification et pour confirmer la réception des demandes. Les demandes de soutien peuvent contenir des données personnelles sensibles. Nous vous prions de ne communiquer de telles informations que dans la mesure où elles sont nécessaires à l’évaluation de votre demande. Nous traitons ces données afin d’examiner et d’évaluer votre demande, de communiquer avec vous et de documenter notre décision.

 

Afin de soutenir le travail de notre secrétariat, l’application utilise un grand modèle de langage (Large Language Model, LLM) fourni par Infomaniak, un prestataire suisse de services cloud, pour générer des propositions de résumés et de synthèses des demandes de soutien ainsi que des projets de correspondance. À cette fin, seules les réponses que vous avez saisies dans le formulaire de demande en ligne sont transmises. Les adresses électroniques, les numéros de téléphone et les dates de naissance sont supprimés avant la transmission. Les noms des personnes déposant une demande et des personnes de référence sont remplacés par des espaces réservés, puis réinsérés uniquement dans l’application. Cette procédure s’applique aux champs du formulaire prévus à cet effet ; les noms ou coordonnées saisis dans les champs de texte libre peuvent toutefois être transmis. Les dossiers PDF et les autres fichiers que vous avez téléversés ne sont pas transmis à Infomaniak. Conformément à ses obligations contractuelles, Infomaniak n’utilise pas les données transmises pour entraîner ses modèles d’IA.

 

Les textes générés par l’IA servent uniquement d’outils de travail. Ils sont vérifiés et, si nécessaire, adaptés par notre personnel avant toute utilisation. Chaque demande de soutien est lue intégralement par un membre de notre personnel et/ou par des membres du Conseil de fondation. Les décisions d’octroi de soutien sont prises par le Conseil de fondation. Aucune décision individuelle automatisée au sens de l’article 21 de la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) n’est prise.

 

Vous trouverez de plus amples informations sur les destinataires des données, les pays dans lesquels celles-ci sont traitées et les mesures de protection applicables dans la section consacrée à la communication des données personnelles («Transmettons-nous vos données personnelles à des tiers ?»). La conservation des informations saisies, des documents, des réponses et des données de journalisation est régie par les durées indiquées dans la section relative à la conservation des données («Combien de temps traitons-nous vos données personnelles ?»).

 

 

Newsletter

Vous pouvez vous abonner à une newsletter dans le cadre de notre offre en ligne. Si vous deviez décider ultérieurement de ne plus recevoir la newsletter, vous pouvez résilier à tout moment l’abonnement avec effet pour l’avenir en révoquant votre consentement. La révocation pour la newsletter électronique s’effectue via le lien inscrit dans la newsletter. Vous pouvez également nous contacter via les coordonnées dans la rubrique Contact.

 

 

À quelles fins traitons-nous des données personnelles ?

Nous avons besoin des informations dans la demande que vous nous transmettez afin de la traiter. Cela vaut également pour les données personnelles que vous nous communiquez par la suite ou qui proviennent de notre correspondance avec vous (y compris l’entretien des contacts). Nous avons besoin des données que vous nous transmettez dans le cadre d’enquêtes ou en amont d’évènements pour la réalisation d’enquêtes ou d’évènements, pour leur traitement et pour améliorer notre offre.

 

Lorsque nous utilisons l’intelligence artificielle (IA) dans le cadre du traitement des demandes de soutien, celle-ci sert, comme indiqué précédemment, à générer des propositions de résumés des demandes ainsi que des projets de correspondance. Des précisions sur les données utilisées à cette fin, les prestataires concernés et les procédures de contrôle humain figurent dans la section consacrée à notre application web intégrant l’IA («Utilisation de notre application web intégrant l’intelligence artificielle (soumission et évaluation des demandes de soutien)») ainsi que dans la section suivante («Transmettons-nous vos données personnelles à des tiers ?»).

 

 

Transmettons-nous vos données personnelles ?

Dans le cadre de nos activités commerciales et du traitement des données conformément à la présente déclaration de confidentialité, nous pouvons – dans la mesure où la loi l’autorise et l’exige – communiquer des données à des tiers de confiance (ci-après les « destinataires tiers ») qui traitent vos données pour notre compte. Il peut s’agir en particulier de nos partenaires de services (par exemple, des prestataires de services informatiques pour notre site web et notre application web intégrant l’IA, des tiers participant à la réalisation ou à l’organisation d’enquêtes et d’événements, ainsi que des prestataires de services d’assistance). Même si vous nous transmettez une demande (avec toutes les données qu’elle contient), il se peut qu’un partenaire de services soit impliqué afin que nous puissions traiter votre demande et la transmettre au sein de la Fondation Ikea Suisse.

 

Les destinataires tiers peuvent aussi bien se trouver en Suisse qu’à l’étranger. Cela vaut notamment pour les fournisseurs de certains outils informatiques aux États-Unis qui simplifient l’envoi de newsletters, d’invitations et d’enquêtes. Certains prestataires de services auxquels nous faisons appel pour l’exploitation de notre application web intégrant l’IA ont également leur siège aux États-Unis (Render, Cloudflare, Resend). Les demandes de soutien et les documents sont stockés et examinés à Francfort (Allemagne), tandis que les sauvegardes de données sont effectuées en Suisse (Infomaniak). Les notifications du système (courriers électroniques) sont envoyées via l’Irlande. Cloudflare achemine le trafic de données à travers son réseau mondial. Des données de connexion, telles que les adresses IP, peuvent ainsi être traitées dans le monde entier, y compris dans des pays ne garantissant pas un niveau adéquat de protection des données. Le traitement des données par l’IA d’Infomaniak est effectué en Suisse.

 

Les États-Unis sont considérés comme un pays garantissant un niveau adéquat de protection des données pour les entreprises certifiées dans le cadre du Swiss–U.S. Data Privacy Framework. C’est le cas de Google, Render et Cloudflare. Pour les prestataires de services non certifiés (par exemple Resend), nous garantissons la protection des données transférées au moyen des clauses contractuelles types de la Commission européenne, reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), avec les adaptations nécessaires pour la Suisse. Ces garanties obligent également les prestataires de services à imposer des obligations équivalentes en matière de protection des données à leurs sous-traitants situés dans d’autres pays. L’Allemagne et l’Irlande garantissent un niveau adéquat de protection des données.

 

 

Combien de temps dure le traitement de vos données ?

Nous traitons vos données aussi longtemps que nos objectifs de traitement, les délais de conservation légaux et nos intérêts légitimes de traitement à des fins de documentation et de preuve l’exigent ou qu’une sauvegarde est techniquement nécessaire (p. ex. les délais de conservation légaux nous obligent à conserver pendant une période de dix ans certains documents, tels que les contrats, les formulaires de demande, les demandes, les documentations de projet, les comptes rendus de réunion et les factures). Si aucune obligation légale ou contractuelle ne s’y oppose, nous supprimons ou rendons anonymes vos données après l’expiration de la durée de stockage ou de traitement dans le cadre de nos procédures habituelles.

 

Les durées de conservation et les critères suivants s’appliquent :

  • Demandes de soutien acceptées et documents associés : 10 ans après la clôture du projet soutenu.
  • Demandes de soutien refusées ou retirées : suppression immédiate.
  • Journaux d’accès de l’application web utilisant l’IA, hébergée par Render : 14 jours.
  • Sauvegardes de données stockées chez Infomaniak : 30 jours.
  • Requêtes adressées à Infomaniak : les données transmises à l’IA d’Infomaniak sont stockées temporairement uniquement pendant la durée du traitement de chaque requête et ne sont pas conservées par la suite. Font exception les données nécessaires à la facturation et au fonctionnement technique du service.
  • Communications par courrier électronique via cyon : les courriers électroniques entrants et sortants sont stockés sur les serveurs de cyon en Suisse aussi longtemps qu’ils restent dans nos boîtes de messagerie. cyon effectue des sauvegardes quotidiennes, conservées pendant 14 jours au maximum. Les journaux techniques de distribution des messages et de connexion sont conservés temporairement à des fins d’exploitation et de résolution de problèmes techniques.
  • Journaux d’accès à notre site web (https://ikea-stiftung.ch/) : notre hébergeur cyon conserve ces journaux pendant 24 heures au maximum par défaut, après quoi ils sont supprimés. Les statistiques de fréquentation du site web établies à partir de ces journaux peuvent être conservées plus longtemps.

Les sauvegardes de données sont automatiquement supprimées après 30 jours. Les éventuelles données de sauvegarde restantes sont conservées exclusivement à des fins de restauration, avec un accès restreint.

 

Vous pouvez supprimer vos demandes de soutien à l’état de brouillon à tout moment. Le brouillon ainsi que tous les fichiers téléchargés sur le serveur seront alors supprimés.

 

 

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données, pour les protéger contre les traitements non autorisés ou illicites et pour parer aux risques de perte, d’altération accidentelle, de divulgation ou d’accès non autorisé.

 

 

Quels sont vos droits en ce qui concerne vos données personnelles ?

Dans le cadre de la législation sur la protection des données qui s’applique à vous et dans la mesure où celle-ci le prévoit, vous avez le droit d’obtenir des informations, de rectifier, d’effacer, de limiter le traitement des données et de vous opposer à nos traitements de données, ainsi que de demander la remise de certaines données en vue de leur transfert à un autre service (portabilité des données). Ensuite, vous avez le droit de révoquer votre consentement, dans la mesure où notre traitement est basé sur votre consentement.

 

Veuillez toutefois noter, lors de l’exercice de vos droits, que nous nous réservons le droit de faire valoir de notre côté les restrictions prévues par la loi, par exemple si nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données, si nous avons un intérêt prépondérant à le faire (dans la mesure où nous pouvons l’invoquer) ou si nous en avons besoin pour faire valoir des droits. Si des frais sont à votre charge, nous vous en informerons à l’avance. Notez que l’exercice de ces droits peut entrer en conflit avec des accords contractuels et peut avoir des conséquences telles que la résiliation anticipée du contrat ou des frais. Nous vous en informerons au préalable si cela n’est pas déjà stipulé dans le contrat.

 

L’exercice de tels droits suppose généralement que vous prouviez clairement votre identité (p. ex. en fournissant une copie de votre carte d’identité lorsque votre identité n’est pas évidente ou ne peut pas être vérifiée autrement). Pour faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée dans la rubrique «contacte».

 

Toute personne concernée a en outre le droit de faire valoir ses droits en justice ou de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. L’autorité de protection des données compétente en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html).

 

 

Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles enregistrées chez nous contre la manipulation, la perte partielle ou totale et l’accès non autorisé par des tiers. Nos mesures de protection des données sont continuellement améliorées en fonction des évolutions technologiques.

 

 

Modification de la présente déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier et de compléter la présente déclaration à tout moment, à notre entière discrétion et conformément à la législation sur la protection des données. Nous vous invitons à consulter régulièrement la présente déclaration.

 

 

Contact

Si vous avez des questions concernant vos droits en matière de données personnelles ou si vous avez d’autres questions à ce sujet, veuillez nous contacter à l’adresse suivante :

 

Fondation Ikea Suisse
Raphaël Rossel
Obere Zäune 12
8001 Zurich
info@ikea-stiftung.ch

 

 

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