Datenschutzerklärung der Ikea Stiftung Schweiz, einschliesslich Hinweis auf Nutzung von KI (Stand 11. November 2026)

 

 

Die Ikea Stiftung Schweiz respektiert Ihre Privatsphäre.

Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachstehend auch «Personendaten») sowie die Datensicherheit sind der Ikea Stiftung Schweiz (nachstehend auch «wir», «uns») wichtige Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir Daten sammeln, welche Daten wir von Ihnen bearbeiten, wofür wir diese Daten benötigen und wie Sie der Datenbearbeitung widersprechen können. Gegebenenfalls werden wir Sie über zusätzliche, nicht in dieser Datenschutzerklärung erwähnte Bearbeitungsaktivitäten informieren.

 

Mit Personendaten sind Daten gemeint, die sich auf bestimmte oder bestimmbare Person beziehen (d.h. Rückschlüsse auf deren Identität sind anhand der Daten selbst oder mit entsprechenden Zusatzdaten möglich). «Bearbeiten» meint jeden Umgang mit Personendaten, z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Anpassen, Bekanntgeben und Löschen.

 

Wenn Sie uns Daten über andere Personen wie z.B. Familienmitglieder, Arbeitskollegen etc. übermitteln bzw. bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind und dass diese Daten richtig sind. Mit der Übermittlung von Daten über Dritte bestätigen Sie dies. Bitte stellen Sie auch sicher, dass diese Dritten über diese Datenschutzerklärung informiert werden.

 

Wir erheben, bearbeiten und speichern personenbezogene Daten (inkl. IP-Adressen) nur im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen, namentlich mit dem Schweizer Datenschutzgesetz («DSG»). Ob und inwieweit auch andere Gesetze anwendbar sind, hängt vom Einzelfall ab. Diese Erklärung gilt für unsere Website, unsere KI-gestützte Web-App und die weiteren nachfolgend beschriebenen Kontakte und Angebote.

 

 

Welche Personendaten erheben wir?

Wir erheben einerseits mittels Gesuchsformular Personendaten, die in Verbindung mit Ihrem Gesuch an uns und damit unserer Beziehung zu Ihnen stehen. Zu den von uns in diesem Zusammenhang erhobenen Daten gehören insbesondere Ihre Kontaktdaten wie Namen, Telefonnummer, Anschrift und E-Mail-Adresse sowie weitere Angaben, insbesondere in Verbindung mit einem Förderantrag (beispielsweise Alter, absolvierte Ausbildungen, Bankverbindung, etc.). Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten, wenn wir über die Gesuchsbearbeitung hinaus mit Ihnen in Kontakt stehen. Schliesslich bearbeiten wir Personendaten, wenn wir Umfragen in Auftrag geben, an denen Sie mitmachen, wenn wir Anlässe durchführen, zu denen wir Sie einladen (wie beispielsweise Name, Geschlecht, Alter), oder im Zusammenhang mit Newslettern, die wir verschicken.

 

Wir weisen Sie darauf hin, dass die hochgeladene Fotoaufnahmen von Personen an den von uns beigezogenen Hosting-Provider übermittelt werden. Eine Verwendung ausserhalb dieses Zwecks wurde – soweit vertraglich möglich – ausgeschlossen. Mit dem Upload von Fotoaufnahmen willigen Sie in die Übermittlung ein und, sofern Drittpersonen abgebildet sind, bestätigen Sie, dass deren Einwilligung vorliegt.

 

 

Was gilt bei der Benützung unserer Internetseiten?

Sie können grundsätzlich unsere Internetseiten besuchen, ohne dass Sie Angaben zu Ihrer Person machen müssen. Beim Besuch unserer Internetseiten speichern unsere Server temporär jeden Zugriff in einer Protokolldatei. Folgende technischen Daten werden dabei erfasst und bis zur automatisierten Löschung nach spätestens sechs Monaten von uns gespeichert:

 

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Internetseite, von der aus der Zugriff erfolgte, ggf. mit verwendetem Suchwort
  • Name und URL der abgerufenen Datei
  • durchgeführte Suchabfragen
  • das Betriebssystem Ihres Rechners (vom User Agent zur Verfügung gestellt)
  • von Ihnen verwendeter Browser (vom User Agent zur Verfügung gestellt)
  • Gerätetyp im Falle von Zugriffen durch Mobiltelefone
  • verwendetes Übertragungsprotokoll

Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten dient der Systemsicherheit und -stabilität und zur Fehler- und Performanceanalyse sowie zu internen statistischen Zwecken und ermöglicht es uns, unser Internetangebot zu optimieren. Die IP-Adresse wird ferner zur Voreinstellung der Sprache der Internetseite verwendet.

 

Schliesslich setzen wir beim Besuch unserer Internetseiten Cookies sowie Anwendungen und Hilfsmittel ein, welche auf dem Einsatz von Cookies basieren. Cookies sind kleine Textdateien, die bei dem Besuch unserer Website auf Ihrem Computer gespeichert werden. Wird die Seite von Ihnen erneut aufgerufen, sendet Ihr Browser den Inhalt der Cookies an uns zurück und ermöglicht so eine Wiedererkennung des Endgeräts. Das Auslesen von Cookies ermöglicht es uns, unsere Website für Sie optimal zu gestalten und Ihnen die Nutzung zu erleichtern.

 

Wenn Sie unsere Internetseiten besuchen, werden Sie darauf hingewiesen, dass Cookies auf unserer Seite gesetzt werden und Sie dies mit Nutzung der Website zulassen.

 

Entscheiden Sie sich dafür, Cookies nicht zuzulassen, dann können Sie in Ihrem Browser jederzeit sämtliche Cookies deaktivieren und löschen. Hierzu informieren Sie sich bitte in den Hilfefunktionen Ihres Browsers. Das Ausschalten der Cookies kann allerdings dazu führen, dass Ihnen einzelne Funktionen unserer Internetseiten nicht mehr zur Verfügung stehen. Wenn Sie einen anderen Browser bzw. ein anderes Endgerät verwenden, müssen Sie die Deaktivierung oder Löschung erneut vornehmen.

 

Wir benötigen statistische Informationen über die Nutzung unseres Online-Angebots (insbesondere Website und Newsletter), um es nutzerfreundlicher gestalten und Reichweitenmessungen vornehmen zu können. Zu diesem Zweck setzen wir Webanalyse-Tools, insbesondere Google Analytics, ein. Die von diesen Tools mithilfe von Analyse-Cookies erstellten Nutzungsprofile werden nicht mit personenbezogenen Daten zusammengeführt. Die Tools verwenden IP-Adressen der Nutzer entweder überhaupt nicht oder kürzen diese sofort nach der Erhebung.

 

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Daten (siehe Aufzählung oben) erhalten wir dadurch folgende Informationen:

 

  • Navigationspfad, den ein Besucher auf der Internetseite beschreitet
  • Verweildauer auf der Internetseite oder Unterseite
  • Unterseite, auf welcher die Internetseite verlassen wird
  • Land, Region oder Stadt, von wo ein Zugriff erfolgt
  • Endgerät (Typ, Version, Farbtiefe, Auflösung, Breite und Höhe des Browserfensters)
  • wiederkehrender oder neuer Besucher

 

Die Informationen werden verwendet, um die Nutzung der Internetseiten auszuwerten. Sie können Ihre Einstellungen zu Analyse- und Trackingtechnologien jederzeit beim Aufrufen unserer Website ändern. Klicken Sie dazu im Cookie-Banner auf «Einstellungen ändern» statt auf «Alle akzeptieren». Wenn Sie Google Analytics deaktivieren möchten, finden Sie das passende Browser-Add-On unter http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de. Wie im vorhergehenden Kapitel dargelegt, können Sie die Bildung von Nutzungsprofilen insgesamt verhindern, indem Sie generell die Verwendung von Cookies deaktivieren.

 

Auf unserer Website finden Sie eine Verlinkung zu Instagram. Die Verlinkung erkennen Sie am Logo / Namen des Anbieters. Durch Anklicken des Links wird die entsprechende Social-Media-Seite geöffnet, für die diese Datenschutzerklärung nicht gilt. Einzelheiten zu den dort geltenden Bestimmungen entnehmen Sie bitte den entsprechenden Datenschutzerklärungen auf der Webseite des Anbieters.

 

Vor Aufruf der entsprechenden Verlinkung oder Plug-ins erfolgt keine Übermittlung von personenbezogenen Informationen an den Anbieter. Ihr Aufruf der verlinkten Seite ist zugleich die Grundlage für die Datenbearbeitung durch den jeweiligen Anbieter. Wir haben weder Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge, noch sind uns der volle Umfang der Datenerhebung, die Zwecke der Verarbeitung und die Speicherfristen bekannt. Auch zur Löschung der Daten durch die Plug-in-Anbieter liegen uns keine Informationen vor.

 

 

Nutzung unserer KI-gestützten Web-App (Gesuchseinreichung und -evaluation)

Die Einreichung von Fördergesuchen erfolgt über eine KI-gestützte Web-App. Mit dem Klick auf den Link auf unserer Website (https://applications.ikea-stiftung.ch) öffnet sich die App. Sie wird auf einer eigenen Infrastruktur betrieben, getrennt von unserer Website (https://ikea-stiftung.ch/). Beim Aufruf der Applikation werden technisch notwendige Daten bearbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs und Browserangaben. Sie dienen dazu, die Verbindung herzustellen, die App vor Angriffen zu schützen und Fehler zu beheben. Für die Anmeldung verwenden wir technisch notwendige Cookies. Unsere Web-App verwendet keine Tracking-, Statistik- oder Monitoring-Tools; Analyse- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein.

 

Wir bearbeiten die Angaben im Gesuchsformular und die hochgeladenen Dossiers, zum Beispiel Kontaktangaben (einschliesslich E-Mail-Adresse und Telefonnummer), Geburtsdatum, Angaben zum Vorhaben, Budget, Begleitdokumente sowie Angaben zu in den zur Verfügung gestellten Angaben und Dokumenten erwähnte Drittpersonen (Name, Funktion, Kontaktdaten). Jede hochgeladene Datei wird vor der Speicherung durch eine Schadsoftware geprüft. Dabei werden keine Daten bearbeitet. Zur Anmeldung und für Eingangsbestätigungen senden wir Ihnen E-Mails an die angegebene Adresse. Gesuche können besonders schützenswerte Personendaten enthalten. Bitte geben Sie solche Angaben nur an, soweit sie für die Beurteilung Ihres Gesuchs nötig sind. Wir bearbeiten diese Daten, um Ihr Gesuch zu prüfen und zu beurteilen, mit Ihnen zu kommunizieren und unseren Entscheid zu dokumentieren.

 

Zur Unterstützung unserer Geschäftsstelle erstellt die App mit einem Large Language Model von Infomaniak, einem schweizerischen Cloud-Anbieter, Vorschläge für Gesuchszusammenfassungen und -übersichten und Briefentwürfe. Dabei werden nur die Antworten, welche Sie im Rahmen der Gesuchseinreichung über das Online-Formular eingegeben haben, übermittelt. E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geburtsdatum werden vor der Übermittlung entfernt. Namen von Gesuchstellenden und Referenzpersonen werden durch Platzhalter ersetzt und erst in der App wieder eingesetzt. Dies gilt für die dafür vorgesehenen Formularfelder; in Freitexten erfasste Namen oder Kontaktdaten können übermittelt werden. Die von Ihnen eingereichten PDF-Dossiers und andere hochgeladene Dateien werden nicht an Infomaniak weitergeleitet. Infomaniak verwendet die übermittelten Daten vertragsgemäss nicht zum Training seiner KI-Modelle.

 

Die von der KI erstellten Entwürfe sind Arbeitshilfen: Sie werden von unseren Mitarbeitenden geprüft und angepasst, bevor sie verwendet werden. Jedes Gesuch wird vollständig von einem Mitarbeitenden und/oder den Stiftungsrätinen/Stiftungsräten gelesen. Der Förderentscheid wird vom Stiftungsrat getroffen. Es findet keine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 21 DSG statt.

 

Weitere Angaben zu Empfängern, Bearbeitungsstaaten und Schutzmechanismen finden Sie im Abschnitt zur Weitergabe von Personendaten («Geben wir Ihre Personendaten weiter?»). Die Aufbewahrung von Eingaben, Dokumenten, Antworten und Protokolldaten richtet sich nach den im Abschnitt zur Aufbewahrung («Wie lange bearbeiten wir Ihre Personendaten?») genannten Fristen.

 

 

Newsletter

Sie können im Rahmen unseres Online-Angebots einen Newsletter abonnieren. Sollten Sie sich später gegen den Erhalt des Newsletters entscheiden, können Sie das Abonnement jederzeit mit Wirkung für die Zukunft beenden, indem Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Der Widerruf erfolgt für E-Mail-Newsletter über den im Newsletter abgedruckten Link. Alternativ kontaktieren Sie uns bitte über die Angaben im Abschnitt Kontakt.

 

 

Zu welchem Zweck bearbeiten wir Personendaten?

Die Angaben in Ihrem Gesuch, die Sie uns übermitteln, benötigen wir für die Gesuchsabwicklung. Dies gilt auch für diejenigen Personendaten, die uns im Nachgang dazu von Ihnen kommuniziert werden, bzw. die aus der Korrespondenz zwischen Ihnen und uns stammen (einschliesslich Kontaktpflege). Daten, die Sie uns im Rahmen von Umfragen oder im Vorfeld von Anlässen übermitteln, benötigen wir für die Durchführung von Umfragen oder Anlässen, für deren Bearbeitung und zur Verbesserung unseres Angebots.

 

Soweit wir bei der Gesuchsbearbeitung KI einsetzen, dient diese, wie erwähnt, dazu Vorschläge für Gesuchszusammenfassungen und Briefentwürfe zu erstellen. Einzelheiten zu den hierfür verwendeten Daten, Anbietern und menschlichen Kontrollschritten finden sich im Abschnitt zur KI-gestützten Web-App («Nutzung unserer KI-gestützten Web-App (Gesuchseinreichung und -evaluation)») sowie im nachfolgenden Abschnitt («Geben wir Ihre Personendaten weiter?»).

 

 

Geben wir Ihre Personendaten weiter?

Wir können im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der Bearbeitung von Daten gemäss dieser Datenschutzerklärung – soweit gesetzlich zulässig und erforderlich – Daten vertrauenswürdigen Dritten (nachfolgend die «Drittempfänger») bekanntgeben, welche Ihre Daten für uns bearbeiten. Insbesondere können dies Dienstleistungspartner von uns sein (z.B. IT-Dienstleister für unsere Website und KI-gestützte Webapplikation, Dritte, welche bei der Durchführung oder Organisation von Umfragen und Veranstaltungen involviert sind, Anbieter von Support-Dienstleistungen). Auch wenn Sie uns ein Gesuch (mit sämtlichen darin enthaltenen Daten) übermitteln, wird unter Umständen ein Dienstleistungspartner involviert sein, damit Ihr Gesuch von uns bearbeitet und innerhalb der Ikea Stiftung Schweiz weitergeleitet werden kann.

 

Die Drittempfänger können sich in der Schweiz wie auch im Ausland befinden. Das gilt beispielsweise für Anbieter gewisser IT-Tools aus den USA, die das Versenden von Newslettern, Einladungen und Umfragen vereinfachen. Auch einige Dienstleister, die wir zum Betrieb unserer KI-gestützten Web-App beiziehen, haben ihren Sitz in den USA (Render, Cloudflare, Resend). Gesuche und Dokumente werden in Frankfurt (Deutschland) gespeichert und geprüft, die Datensicherung erfolgt in der Schweiz (Infomaniak). Systemnachrichten (E-Mails) werden über Irland versendet. Cloudflare leitet den Datenverkehr über sein weltweites Netzwerk; dabei können Verbindungsdaten wie die IP-Adresse weltweit, auch in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau, bearbeitet werden. Die KI-Verarbeitung durch Infomaniak erfolgt in der Schweiz.

 

Die USA gelten für Unternehmen als Staat mit angemessenem Datenschutz, sofern diese unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Dies trifft auf Google, Render und Cloudflare zu. Bei nicht zertifizierten Dienstleistern (z.B. Resend) sichern wir die Bekanntgabe mit Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission ab, die vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannt sind, mit den für die Schweiz nötigen Anpassungen. Diese Garantien verpflichten die Dienstleister auch, ihren Unterauftragsbearbeitern in anderen Ländern gleichwertige Datenschutzpflichten aufzuerlegen. Deutschland und Irland verfügen über ein angemessenes Datenschutzniveau.

 

 

Wie lange bearbeiten wir Ihre Personendaten?

Wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen der Bearbeitung zu Dokumentations- und Beweiszwecken es verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist (z.B. sind wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen verpflichtet, gewisse Dokumente, wie z.B. Verträge, Gesuchsformulare, Gesuche, Projektdokumentationen, Sitzungsprotokolle und Rechnungen, für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren). Stehen keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe.

 

Es gelten folgende Aufbewahrungsfristen bzw. Kriterien:

 

  • Bewilligte Gesuche und die zugehörigen Unterlagen: 10 Jahre nach Förderabschluss
  • Abgelehnte oder zurückgezogene Gesuche: sofort
  • Zugriffsprotokolle der KI-gestützten Web-App bei Render: 14 Tage
  • Datensicherungen Backup auf Infomaniak: 30 Tage
  • Anfragen an Infomaniak: An die KI von Infomaniak übermittelte Daten werden ausschliesslich für die Dauer der jeweiligen Anfrage zwischengespeichert und anschliessend nicht dauerhaft aufbewahrt. Ausgenommen sind die für Abrechnung und technischen Betrieb erforderlichen Daten.
  • E-Mail-Kommunikation über cyon: Eingehende und ausgehende E-Mails werden auf den Servern von cyon in der Schweiz gespeichert, solange sie in unseren E-Mail-Postfächern verbleiben. Datensicherungen erstellt cyon täglich und bewahrt diese während maximal 14 Tagen auf. Technische Zustellungs- und Verbindungsprotokolle werden für den Betrieb und die Fehlerbehebung temporär gespeichert.
  • Die Zugriffsprotokolle unserer Website https://ikea-stiftung.ch/ werden von unserem Hostinganbieter cyon standardmässig während maximal 24 Stunden gespeichert und anschliessend gelöscht. Daraus erstellte Website-Statistiken können länger aufbewahrt werden.

 

Datensicherungen werden standardmässig nach 30 Tagen überschrieben. Verbleibende Sicherungsdaten werden nur für Wiederherstellungszwecke und mit beschränktem Zugriff aufbewahrt.

 

Gesuchsentwürfe können Sie jederzeit verwerfen; Entwurf und hochgeladene Dateien werden dann vom Server gelöscht.

 

 

Wie schützen wir Ihre Personendaten?

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und den Gefahren des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken.

 

 

Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Personendaten?

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Daten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Sodann haben Sie das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.

 

Bitte beachten Sie aber bei der Ausübung Ihrer Rechte, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls Kosten für Sie anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen, wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kosten, haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.

 

Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter dem Titel «Kontakt» angegebenen Adresse kontaktieren.

 

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

 

 

Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmassnahmen, um Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten gegen Manipulation, teilweisen oder vollständigen Ver¬lust und gegen unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der techno-logischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

 

 

Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Erklärung jederzeit nach unserem freien Ermessen und im Einklang mit der Datenschutzgesetzgebung abzuändern und zu ergänzen. Bitte konsultieren Sie diese Erklärung regelmässig.

 

 

Kontakt

Sollten Sie Fragen zu Ihren Rechten in Bezug auf Ihre Personendaten haben oder anderweitige diesbezügliche Fragen, wenden Sie sich bitte an folgende Adresse:

 

Ikea Stiftung Schweiz
Raphaël Rossel
Obere Zäune 12
8001 Zürich
info@ikea-stiftung.ch

 

 

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